マインドマップは使えない?いいえ、ピンチ状態を可視化する強力なツールです!

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こんにちは、しましまです。

皆さんは、仕事でピンチを経験したことはありますか?

私もけっこう無茶をするタイプなので何度もピンチに遭遇してます。

 

皆さんはそんなピンチをどう切り抜けていますか?

まさか一人で抱え込んでないですよね?

一番の問題は、ひとりで抱え込み、手遅れになってしまうことです。

個人だけでなく、会社として深刻な事態に陥ります。

そうは言っても、ピンチの時ほどエスカレは難しいものです。

事情を説明して、仕事を整理して、誰かにお願いする、なんて余裕があったら、そもそも問題になってないですよね。

 

でも上司は、「問題になる前にエスカレしろ!」なんて言ってきます。

無理にでも時間を作ってエスカレの相談に行っても、「整理してから持ってこい!」なんて言ってくるかもしれません。

会社のために自分の力を出し切って仕事をしてるというのに、頑張りすぎたせいで叱られてしまうなんて、報われませんよね。

 

今日は数々のピンチをくぐり抜けてきた私が、最も効果的で効率的なエスカレ方法をお教えします。

それはずばり、『マインドマップを使ってエスカレする』という方法です。

 

マインドマップとは?

マインドマップとは、頭で考えていることを可視化する思考ツール』のことです。

プロジェクトマネジメントにおいては、ブレインストーミングの一手法としても有名です。

 

一般的なやり方は下記です。

  1. まっさらな白紙の中心に、議題を描く
  2. 議題から棒を引っ張って、連想される物を書く(これを枝という)
  3. さらに連想される枝をどんどん書き加えていく

とてもシンプルですね。

 

議題として出来るだけ綺麗な”創造をかきたてるような絵”を描けると良いようです。

ここで、しましま画伯の美しい絵を披露したいところですが、恥をかきたくないのでやめます。

世の中には美しいマインドマップのサンプルがたくさんありますので、検索してみてください。

 

あなたの業務のマインドマップを作りましょう

さて、そんなマインドマップを応用します。

ちなみに、仕事でピンチのあなたは業務で忙しく、時間を惜しんでいるはずですので、丁寧に作る必要はありません。

 

参考として、私の妻の仕事(育児と家事)を例に作ります。

 

(1)まず抱えている案件名を書きだしましょう ※四角で囲むと良いでしょう

(2)そこから枝としてタスクを記述しましょう ※丸で囲むと良いでしょう

(3)さらに枝として細かいタスクを記述しましょう ※文字だけで良いでしょう

とても簡単ですよね。3分もあれば作成できると思います。

上司に説明するために作るのですから、そもそも全体を細かく記述する必要は無いわけです。

気を利かせて、パワーポイントなどで作ろうと思わないでください。

資料を作る時間がもったい無いですし、後で手書きで付け足しできなくなり、融通のきかない資料になってしまいます。

 

忙しくてもToDoリストくらい作っているから、わざわざマインドマップを作らなくてもいいんじゃないの?と思うかもしれませんが、ピンチの時のあなたのToDoリストはきっとカオスな状態ですし、エスカレするには細かすぎるので、項目を省く手間が出てきます。そして見づらいです。

あるいは、案件ごとの管理表があればそれがいいんじゃないの?と思うかもしれませんが、ピンチの時は複数の案件を掛け持っていたりするので、これまた説明が大変ですし、一目で全体を把握できません。

マインドマップであれば、作成が簡単でわかりやすいですし、なにより「仕事いっぱいでピンチです!」感がしっかり伝わります。

私がマインドマップをおすすめする理由です。

 

コラム:WBSとの違いは?

ここまでご説明をしてきて、それはWBS (ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー)じゃないの?と思ったあなた。

少し違うんですよね。

 

WBSは、仕事(ワーク)を細かいワークパッケージに分解(ブレイクダウン)しますよね。

もれが無いように、決められたルールに従って、一定の粒度に分解していきます。

 

でも今回は、そのような精緻なものは求められていません。

上司に伝えたいことを最低限盛り込めれば良いのです。

 

むしろ、あなた自身が各仕事を、どれほど大変であると感じているかを描きたいのです。

あなたの考えている仕事の全体像(あなたの頭の中)を描くので、マインドマップなのですね。

 

時間があれば、『実付け』と『枝刈り』をしましょう

さて、マインドマップが完成しました。

時間がなければそのままエスカレに行きましょう。

できる上司なら、その情報である程度動いてくれるでしょう。

 

しかし、あと1分使えるのであれば、もうひと工夫しましょう。

赤ペンと青ペンを用意してください。

これから『実付け』と『枝刈り』をします。

 

『実付け』とは、赤ペンによってあなたがやらねばならない重要タスクに丸をつけることです。

実を付けるものは、「あなたしかやれる人がいないタスク」と「あなたが必ずやるタスク」です。

重要なのは、やりきれないタスクまで丸をつけないということです。

これによって、上司はあなたの限界と覚悟を見極めることができます。

 

『枝刈り』とは、枝の部分を刈り取って誰にお願いしたいのかを明らかにすることです。

下図のように、青ペンで枝を刈り取るように境界線を引きます。さらに依頼したい人の名前を書きます。

ここでもマインドマップを使ったメリットが十分に発揮されます。

枝の先だけ刈り取るのか、ごっそり根元からお願いしたいのか、その範囲を明確に示すことができます。

 

ここまでくれば、たいていの上司はあなたの状況を十分に理解でき、即座に適切な仕事の割り振りに動けるはずです。

 

もしも上司の立場なら

これまで部下の立場でエスカレする方法を見てきましたが、あなたが上司の立場ならどうしますか?

これまたマインドマップを使って状況を整理しましょう。

ピンチな部下は混乱しています。

あなたは横でヒアリングします。

 

  • どんな案件を抱えているのか
  • どんなタスクがあるのか(枝を書く)
  • どこまでならできそうか(実付け)
  • どれを人に頼めそうか(枝刈り)

 

マインドマップが出来上がれば、こっちのものです。

まずはそれをコピーして、混乱した部下に渡します。

とりあえず「君は実の部分を確実に実行しなさい」と指示しましょう。

そして、マインドマップ原本を持って、枝の引受先に交渉に行きましょう。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

これで5分もあれば、質の高いエスカレができそうですよね。

 

マインドマップでエスカレすると、本当に一目で大変な状況を分かってくれます。

たまにエスカレしなきゃと思ってマインドマップを使ってみると、頭の中が整理されて、その場で問題が解決してしまうケースもあります。

マインドマップはとても強力な可視化ツールなのです。

 

最後に余談ですが、マインドマップの参考例を見てもらえればわかる通り、家族の役割分担にも使えますね(笑)。

気づけばパパはほとんど何もしておりません。

本当にママには感謝しております。

 

皆様のお仕事がうまく行きますように、お祈りしています。

以上、しましまでした。

コメント

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