アナログ時計を使って仕事の効率化をしよう!

ビジネス
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こんにちは、しましまです。

 

今日から新しいシリーズを始めたいと思います。

仕事の効率化です。

 

最近はどの業界も人手不足が叫ばれていますね。

もちろん人手を確保することも大切ですが、まずは今の人員で仕事の効率化を図る必要があります。

ビジネスシーンで使える時間短縮の方法を、特集していきたいと思います。

 

第一回はアナログ時計を使った仕事の効率化です。

それでは見ていきましょう。

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アナログ時計を使ってタスクの目標時間を設定しよう

あなたは自分の作業をするときに時間を気にしていますか?

気にしていないようであれば、仕事が非効率になってしまっている可能性があります。

必ず作業を始める前に目標時間を設定しましょう。

 

例えば、これから45分でブログ記事を一本書いてしまおう!とか、

これから15分で料理を一品作ってしまおう!とか、

何か作業をする前に、アナログ時計を使って何分までに何をするか決めるのです。

 

なぜアナログ時計を使うかというと、スタートとゴールが直感的に分かりやすいからです。

時計の長針が6に来るまでにこの作業をやってしまおう、などと視覚的に分かりやすくなります。

経過時間と残り時間の把握もしやすいです。

 

各作業をどのくらいの時間でやるかは、自分で設定します。

私の場合は5分刻みでの時間を設定しています。

まずは自分の能力を想像して、できそうな時間を設定するのです。

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目標時間を設定することのメリット

目標時間を設定することのメリットはいろいろありますが、次の二つが大きな理由です。

①時間をその作業だけに使うことができ集中できる

目標時間を設定すると、心理的に時間に追われるようになります。

時間内に作業を終わらせなければならないと考え、その他の余計な雑音をシャットアウトすることができます。

 

作業に集中し最大の効率を得られる状態を、フロー状態といいます。

目標時間を設定することで、この状態に近づけることができます。

スポーツの試合などでの終了間際の状態を意図的に作り出すイメージですね。

 

②自分の能力を把握できる

ある経営者の講演を聞いた時、一つ感心したことがあります。

その経営者は、「私は30分あればメールを7通送れる」と言ったのです。

これは自分の能力をしっかりと理解している人間の発言です。

 

普段から作業の目標時間を計測することによって、どの作業にどのくらいの時間がかかっているかを把握することができます。

能力の把握は、効率化を行うためには必ず押さえなければならないポイントです。

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気を付けること

ではアナログ時計を使って目標時間を設定する時に気を付けるべきことをいくつか挙げましょう。

①身近なところにアナログ時計を用意

まず肝心のアナログ時計が身近になければ始まりません。

壁掛けでなくとも、スマートフォンのアプリなどにもありますので、

とりあえず何とかしてアナログ時計を用意しましょう。

 

②大きな作業は小分けにしよう

何時間もかかる大きな作業を設定してはいけません。

アナログ時計ですので、作業単位は1時間以内が良いでしょう。

作業を細かい単位に分解することで、結果的に全体の効率を上げることもできます。

 

③自分の能力を伸ばす工夫をしよう

自分の能力把握ができたところで、やめてしまっては意味がありません。

さらに作業時間を短くするための工夫を考えましょう。

今回は30分でできたけど次回は20分でやろう、そのためには…

と考えることで、さらにあなたの作業効率を高めることができます。

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まとめ

それでは、まとめましょう。

まずは何か作業を始めるときには、必ずアナログ時計を見る癖をつけましょう。

そこでスタートとゴールの時間を設定します。

 

メリットは、下記です。

  1. 時間をその作業だけに使うことができ集中できる
  2. 自分の能力を把握することができる

 

 

気を付ける点は、下記です。

 

  1. アナログ時計を用意しよう
  2. 大きな作業は小分けにしよう(1時間以内が目安)
  3. 自分の能力を伸ばす工夫をしよう

 

 

 

何も考えず作業をするよりも、時間を意識して作業する習慣をつければ、いずれ大きな違いが出てきます。

皆さんも目標時間を定めて、作業効率を高めましょう。

以上、しましまでした。

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