こんにちは、しましまです。
気が付けばもう年度末ですね。
駆け込み受注があったり、サービスのリリースを控えていたりと世の中のサラリーマンの方は大忙しではないでしょうか。
猫の手も借りたいと思っている人もいるかもしれません。
人材不足が叫ばれる昨今ですが、あなたの会社がホワイト企業なら、あなたの負荷を減らすために仕事の分散を検討してくれるでしょう。
正しい業務引継ぎを行って、何とかデスマーチを回避したいところですよね。
しかし、中には業務引継ぎを苦手とする人もいるようです。
理由としては、引き継いでいる時間がもったいない、結局自分でやった方が早いし、自分しか判断できないはず、などなどあるようです。
でもそれって、本当でしょうか？
パパー、ほののおむつ替え、、、いや、私がやるわ。
やれる！やれるからっ！
今日は業務引継ぎを行う上で陥りがちな勘違いを３つ集めてみました。
自分の状況に当てはまっていないか、考えてみるきっかけにしてみてください。
勘違い１：引継ぎ資料を作りこもうとする
引継ぎの時間なんて無い！と考えている人は、この考えに陥っている人が多いようです。
忙しいくせに引継ぎの資料をしっかりと作りこもうとしてしまいます。
たしかに業務を引き継がれる方は、多少の不安があるかもしれません。
相手のことを思って、業務に漏れが無いように引継ぎの資料を作りこみたい気持ちも分かります。
しかし、この行動は逆効果になります。
たいていの案件には、制限時間があります。
あなたは限られた時間の中で、最も効率的に引き継がなければなりません。
あなたが引継ぎ資料に時間を割いた分、引き継がれた相手は時間が無くなってしまいます。
あなたが引き継ぐ内容は、業務内容と期限を箇条書き程度にすれば十分です。
日ごろからマインドマップなどの書き方を覚えておくと役立つことでしょう。
マインドマップは使えない？いいえ、ピンチ状態を可視化する強力なツールです！
もちろん案件の情報は、すべてアクセスできるようにはしなければなりません。
普段から共有フォルダなどに情報をまとめておく癖をつけておきましょう。
あなたはそのありかを教えるだけで良いのです。
引継ぎ説明の時の注意点ですが、とりあえず相手に情報をインプットしてあげようと、一方的に話すのは逆効果です。
相手に本当に理解をしてもらうためには、じっくりと相手の反応を待ちます。
そして相手に質問をさせるのです。
あなたは業務を引き継ぐ相手に、今後の判断をゆだねなければなりません。
判断をするためには、その案件に関わる知識の強固な土台を作ってあげなければなりません。
一方的な説明だけで形作られた土台は、いざという時に簡単に崩れ去ってしまい、結局あなたに戻ってくることになります。
勘違い２：細部まで指示しようとする
引き継ぐ内容を細かく指示しようとする人がいます。
誰々とミーティングを開いて、誰々にメールして、いつまでに報告を上げること、などという具合にです。
それでは、業務引継ぎとは呼べませんね。単なる業務指示です。
業務の概要を伝えたら、やり方は相手に任せてあげましょう。
あなたは業務を引き継ぐのであって、やり方は引き継ぐわけではありません。
何より相手のやり方を封じ込めてしまうのは、やる気を損なわせてしまう原因になります。
また、ひとたび細部まで指示してしまうとその後もずっと指示をしなければならない状況が出来上がります。
いつまでたってもあなたは身軽になれません。
相手を信頼し思うようにやらせるからこそ、責任感を持って自立的に対応してくれるのです。
勘違い３：お手本を見せようと先に動いてしまう
業務引継ぎを進めていく中で、引継ぎ相手と一緒に仕事をする移行期間というのは多少なりあるものです。
一緒に打ち合わせに参加したり、技術者であれば構築を一緒に行ったりなどです。
引継ぎが下手な人は、この時にお手本を見せようと自分から先に動いてしまいます。
打ち合わせであれば引継ぎ相手より先に自分が話をしたり、構築作業も自分で操作をしてしまったりという具合です。
残念ながらこれも逆効果に終わってしまいます。
いいかい、ほの。こうやってお人形に服を着せて、、
ママーッ！
まてーい！
前述した通りやり方は相手に任せてあげるのがベストです。
引継ぎ相手はあなたのやり方を学ぼうとしているわけではありません。
むしろ相手に目の前で行動してもらって、それに対するフィードバックをしてあげた方が効果的です。
相手に先に行動してもらうためには、これまた辛抱強く待つことが必要です。
答えを知っているあなたは、先に動きたくなることでしょう。
しかし、そこで動いてしまえば業務引継ぎはいつまでたっても完了しません。
簡単なテクニックとしては、こちらが分からないふりをして質問するという方法があります。
例えば打ち合わせで、お客様から質問が来た時に「○○ってどうだったっけ！？」と不安そうな顔を作って聞いてみましょう。
自分がその案件の責任者であることを実感し、一生懸命答えてくれることでしょう。
相手は子供ではない
まとめると、引継ぎで気を付けるべきポイントはこうなります。
- 引継ぎ資料を作る時間があればさっさと引き継ぐ
- 細かい指示はせずやり方は任せる
- 相手に動いてもらうまで先に動かない
引継ぎがうまくいかないと、様々な負の感情が湧いてきます。
なぜこの人は積極的に動いてくれないんだ！とか、どうしてこんな簡単なことも理解できないんだ！とかです。
気が付けば自分だけ孤立し、業務はボロボロ。。。悲惨な状況ですね。
今回お話しした内容での重要な点は、引継ぎ相手を信頼し自立的に動いてもらうということです。
引継ぎ相手も子供ではありません。
思い切って任せてしまえば、案外うまくいくものなのです。
以上、しましまでした。
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