どうしても失敗できないプロジェクトを任されたあなた。
チームとして目標期日までに、頑張って成果を出す必要があります。
一方で、チームメンバーの中には期日に向けて仕事を終わらせられる人もいれば、スケジュールを超えてしまう人もいます。
理由は様々あるかもしれませんが、それでもあなたはプロジェクトを成功に導くためには、相手にどうしてもスケジュールを守ってもらう必要がありますね。
しかし、最近はパワハラなども問題もありますし、厳しくすれば会社をやめてしまう可能性もある。
プロジェクトマネージャーにとっては非常に対応が難しい世の中になっています。
そこで、今日はなるべくパワハラを避けつつ、相手にスケジュールを守ってもらうための工夫をお伝えしましょう。
相手に仕事の速さを求めるなら、あなたが速さのお手本を見せる
相手にスケジュールを守って欲しいと思っているあなたは、つまりは相手に仕事を早く終わらせてほしいと願っています。
相手に速さを求めるならば、まずはあなたが速さを見せてあげる必要があります。
同じ仕事をより速いスピードでやるお手本を見せなさい、と言っているわけではありません。
プロジェクトマネージャーのあなたは、少なからず相手との業務との関係性があるのですから、その要所要所であなたのスピード感を相手に見せてあげればよいのです。
例えばこんなケースです。
- メールを受け取ったときには、必ず１０分以内に返信してあげる。
- 判断を求められたときには、その場で判断し答えてあげる
- 難しい資料作成も、一晩で形にしてくる
見ていただいてもわかるように、あなた自身も並大抵の努力ではできないことばかりだと思います。
しかし、相手に速さを求める以上は、あなたも同じくらいの努力が必要となるのです。
この人と仕事をするときには、このぐらいのスピード感で仕事をしないといけないのだな、と思わせることで、自然とチーム全体の仕事の速さが決まってきます。
気づけば期日に間に合うようにチーム全体が動けていることでしょう。
理由を明確にして期限を伝える
プロジェクトは、期日が決まっているものです。
あなたは、なぜその期日までにプロジェクトを完了しなければならないかをチームにしっかりと説明する必要があります。
次に上げるのは”だめな”理由の一例です。
- 契約の終了日がXX月XX日だから
- 社長が決めた期日だから
- 今年中に売上を計上する必要があるから
このような理由を説明されてもチームメンバーのモチベーションは上がりません。
なぜなら、そのメンバーが直接困るわけでも無ければ、やる気が出る情報でも無いからです。
期日を守る意義がなければ、優先度を下げられ、結局はプロジェクトが期日までに完了することは無いでしょう。
例としては次のようなことまで説明してあげましょう。
- XX月XX日は、世の中的には〇〇というイベントの初日にあたる。この日までにサービスがリリースできれば△△万人の人たちに使ってもらえる。〇〇という部分は初の試みであり、成功させるためにもXX月XX日のリリースに間に合わせる必要がある。
プロジェクトの期日は、誰かが勝手に決めたものであることが多いです。
そんなものを守りたいなんて思わないですよね。
誰かが決めた期日であっても、よくよく物事の詳細や世の中の動きを確認すれば、その日までにやる意義が見えてくるはずです。
その意義をしっかりとチームメンバに伝えましょう。
速さを褒める。質を褒めない。
プロジェクトを進めていくと、あるジレンマにぶち当たります。
それは、速さを取るべきか、質を取るべきかというジレンマです。
もしあなたのチームが、実力のあるメンバーに恵まれ、これまで経験のあるこなれたプロジェクトであるならば、速さも質も追い求めることができるでしょう。
しかし、毎回そのような恵まれた環境であることは稀です。
あなたは、速さか質のどちらかを選択する必要があります。
スケジュールを守って欲しいのであれば、あなたが選択すべきは”速さ”ということになります。
速さを優先してほしいあなたは、その立場を明確にチームに発信する必要があります。
判断のポイントにおいて、早く達成できたことは褒め、質を追い求めて遅くなってしまったものについては、その方針ではないことを伝えます。
すべてを適当にやらせるという意味ではありません。
もしすべてを適当にやらなければ期日が守れないようなプロジェクトだとしたら、それは最初からチーム編成が間違っていたと言わざるを得ません。
あなたはどの部分の質を重視しているのか、どの部分の力を抜いて速さを重視するのかを伝えていくのです。
それによりチーム全体のスピードが上がり、期日に向かって成果を出すことができるのです。
とっておきの荒技
とっておきの荒技があります。
どうしても部下やチームメンバーが期日を守ってくれないときには、次のことを試します。
- スケジュールを守って欲しいこと以外の仕事をすべて引き取る
つまり、その仕事にのみ専念させるのです。
叱責をしながら仕事を引き剥がすというようなやり方ではありません。
相手は純粋に業務量が多く疲弊しているだけの可能性もありえます。
相手が手を抜いていようが、業務内容に疲弊していようが、その人の仕事を単一のいちばん大事な仕事のみに絞ってあげれば解決するのです。
それでもスケジュールが守れない場合には、残念ながらプロジェクトから離脱してもらうしかありません。仕事をこなすスキルが足りていません。
まとめ
部下やチームメンバーにスケジュールを守ってほしいときにあなたが取るべき行動は次の３つです。
- 速さのお手本を見せる
- 理由を明確にして期日を伝える
- 速さを褒める。質を褒めない
それでもスケジュールが守れない人には次のことを試します
- その仕事に専念させる（他の仕事をすべて引き取る）
これらを実施することであなたはスケジュールを守れるチームを作ることができるでしょう。
早速明日から実践してみましょう。
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