ChatGPTにビジネス文章の下書きを依頼する際に気を付けるべき点５つ

生成AIとして注目を浴びるChatGPTを業務で利用したいと考えている人は多いのではないでしょうか？実は筆者も、何度かChatGPTに下書き依頼をお願いしたことがあります。

簡単な依頼で良質な文書を作成してくれるChatGPTは非常に便利な反面、使いこなすには少しコツが必要です。

以下に、ChatGPTにビジネス文章の下書きを依頼する際に気を付けるべき点を5つ紹介します。

作成する文書の目的や目標を明確に指示する

ビジネス文章の下書きを依頼する際には、文章の目的や目標を明確にすることが重要です。

例えば、商品やサービスを紹介するためのPR文、ビジネスプランの提案書、マーケティング調査レポートなど、目的や目標に応じて文章のスタイルや内容が異なります。

人に依頼するときと同じように、ChatGPTに対しても文章の目的や目標を詳細に伝えてあげましょう。

ビジネス文章の下書きを依頼する際には、その文書が誰に届けたいものなのか、ターゲットを明確にしてあげることも重要です。

ターゲットによっては、使用する言葉や表現・伝える情報の量などが異なります。

例えば、ビジネスパートナーや投資家を対象とする場合は、専門用語や数字が多くなる場合があります。

一方で、一般消費者を対象とする場合は、わかりやすく説明する必要があるかもしれません。

ChatGPTには、ターゲットを明確に伝えることが重要です。

ビジネス文章の下書きを依頼する際には、クリアな指示を与えることが重要です。

なんでもそれらしい回答をしてくれるAIであるChatGPTであっても、理解しやすくいように指示は具体的で明確にする必要があります。

例えば、「この商品の特徴や利点をわかりやすく説明してください」という指示は漠然としており、具体的に何を伝えたいのかが分かりにくいです。

代わりに、「この商品の価格、サイズ、特徴、利点をそれぞれ列挙して、それぞれについて簡潔に説明してください」というように、具体的に何を伝えたいのかを明確に伝えることで、ChatGPTがより的を得た文書を作成してくれます。

ビジネス文章の下書きを依頼する際には、文章のスタイルやトーンも指定することが重要です。

例えば、正式なビジネス文書では、堅い表現やフォーマルなスタイルが求められる場合があります。一方で、PR文や広告文では、親しみやすく、魅力的な表現が必要です。

ChatGPTに対してもスタイルやトーンを明確に伝えることで、その要望に沿った文章を作成してくれるようになります。

ビジネス上重要な会社の情報を教えない

ChatGPTは常にインプット情報から学習を進めています。ChatGPTに対してビジネス文書を依頼する場合に、会社の重要な経営情報や顧客情報は絶対に含めないようにしてください。

ChatGPTが学習を進めてしまい、その学習によって作成されたアウトプットが第三者の目に触れてしまう可能性があります。最近では、会社単位でChatGPTの利用を規制する会社も出てきていますので、定められたルールに従って利用するようにして下さい。

以上が、ChatGPTにビジネス文章の下書きを依頼する際に気を付けるべき点5つです。

ビジネス文章は、正確でわかりやすく、かつ魅力的な表現が求められます。

依頼する前に、目的や目標、対象読者層、スタイルやトーンなどを明確にすることで、より高品質な文章を作成することができます。

非常に便利なChatGPTをぜひ使いこなしてください。