飲み会の幹事を任されたとき、最も重要なのは事前準備の徹底です。準備不足だと、当日スムーズに進行できず、参加者全員に迷惑をかける可能性があります。このブログ記事では、飲み会の幹事がやるべき具体的な準備と、注意すべきポイントを網羅的に解説します。この記事を参考にして、飲み会を成功させるためのポイントを押さえておきましょう。
参加者への呼びかけと日程調整
まず最初に取り組むべきなのは、参加者の呼びかけと日程調整です。飲み会の開催日を確定するには、参加者の都合を確認し、最適な日を選ぶ必要があります。
- 日程調整ツールの活用：時間がかかる日程調整は、DoodleやLINEのアンケート機能などを活用して、効率的に参加者の都合を把握しましょう。
- 早めの告知：予定を確認するだけでなく、参加者には早めに日程を知らせることが大切です。特に繁忙期や忙しいメンバーが多い場合、早めに動くことで参加率が上がります。
- 確認漏れを防ぐ：全員に声がけしたつもりでも、呼びかけ漏れが起こることがあります。必ずリストを作り、全員に声がけできているか確認しましょう。
お店の選定と予約
飲み会の場所選びは、雰囲気やアクセス、予算などを総合的に考慮する必要があります。
- 人数に適したお店選び：参加人数に合ったお店を選ぶことが重要です。少人数ならアットホームな居酒屋、大人数なら貸切が可能なスペースなど、状況に応じた選択が必要です。
- アクセスの良さを確認：特に飲み会後に電車やタクシーを使う人が多い場合、駅から近いお店を選ぶことで、参加者に負担をかけません。
- 予算に応じたプラン選び：参加者の年齢層や立場を考慮し、予算に見合ったプランを選定しましょう。飲み放題プランがあれば、予算管理がしやすくなります。
座席の配置と挨拶のお願い
幹事の重要な役割の一つに、座席の配置と挨拶のお願いがあります。特に上司や役職者が参加する場合、配慮が必要です。
- 役職に応じた座席配置：目上の人や主賓がどこに座るべきか、しっかりと計画しましょう。主賓や上司は上座に座ってもらい、部下や新人は下座に配置します。
- 挨拶のお願い：乾杯の音頭や締めの挨拶などは、早めに誰にお願いするか決めておくことが重要です。直前にお願いすると、準備ができておらず失礼にあたることもあります。
集金方法とお金の管理
集金方法の設定は、幹事にとってストレスの多い作業の一つです。参加者からスムーズに集金し、透明性のあるお金の管理を行うことが求められます。
- 事前集金を推奨：飲み会の当日にお金を集めるのは手間がかかり、トラブルの元です。事前に銀行振込や電子マネーで集金することで、当日の負担を軽減できます。
- お釣りの準備：当日集金する場合は、お釣りが必要な状況を想定して、十分なお釣りを準備しておきましょう。特に現金での支払いが多い場合、小銭や千円札が不足しないようにします。
主賓に対するイベントと記念品の準備
主賓がいる場合、特別なイベントや記念品の準備が飲み会の成功に直結します。サプライズや感謝の気持ちを表す演出があると、主賓も喜んでくれるでしょう。
- イベントの計画：主賓へのプレゼントや感謝の言葉を含めたサプライズイベントを用意することで、印象に残る会を演出できます。全員が参加できるゲームやスピーチタイムを設けるのも良いでしょう。
- 記念品や花束の準備：主賓に対する記念品や花束を事前に用意し、当日サプライズで渡す演出を考えましょう。予算を確認し、参加者全員で分担して用意するのも一つの方法です。
当日の流れの確認とリハーサル
飲み会当日に向けて、スムーズな進行のために流れを確認しておくことも大切です。段取りを事前に把握しておくことで、当日に慌てず対応できます。
- タイムスケジュールを作成：飲み会の開始時間、挨拶や乾杯のタイミング、終了時間など、タイムスケジュールを事前に作成しましょう。これにより、無駄な時間がなくスムーズに進行します。
- リハーサルを行う：可能であれば、会の進行役としてリハーサルを行い、段取りを頭に入れておくことで、当日のトラブルを防ぐことができます。
まとめ
飲み会の幹事を成功させるためには、参加者の呼びかけ、日程調整、お店の選定、座席配置、集金方法、主賓へのサプライズイベント、当日の流れの確認など、数多くの準備が必要です。これらを一つずつ丁寧に行うことで、全員が楽しめる会を作り上げることができます。この記事を参考に、ぜひ素晴らしい飲み会を企画してください。
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